Chi phí vận tải xuyên biên giới tăng vọt? 10 mẹo này sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí logistics!

Chẩn Đoán Cơ Cấu Chi Phí Logistics Xuyên Biên Giới Của Bạn

Phân tích chi tiết tất cả các thành phần chi phí vận chuyển: phụ phí nhiên liệu, thuế quan hải quan, các khoản phí phát sinh và tiền phạt liên quan đến tuân thủ

Chi phí thực sự để vận chuyển hàng hóa qua biên giới vượt xa hơn nhiều so với chỉ riêng khoản phí vận chuyển. Các phụ phí nhiên liệu liên tục biến động tùy theo giá dầu, điều này khiến việc lập kế hoạch chi phí trở nên rất khó khăn đối với doanh nghiệp. Sau đó là thuế quan hải quan, thay đổi tùy theo cách phân loại sản phẩm và các thỏa thuận thương mại hiện hành tại thời điểm đó. Và chưa kể đến những khoản phí phát sinh khi tàu phải chờ quá lâu ở cảng để dỡ hàng. Những khoản phí phụ trợ như phí lưu container (detention) và phí lưu kho bãi (demurrage) có thể làm hao mòn đáng kể lợi nhuận. Các công ty cũng đối mặt với các khoản phạt vi phạm quy định nếu họ khai sai mã HS hoặc quên giấy tờ nào đó trong quá trình làm thủ tục. Theo một nghiên cứu của Viện Ponemon vào năm 2023, những khoản phạt này thường khiến doanh nghiệp tốn khoảng 740 nghìn đô la Mỹ mỗi năm. Hãy xem tổng thể các loại chi phí khác nhau này cộng lại như thế nào:

Thực hiện kiểm toán vận chuyển để xác định 3 yếu tố chính gây chi phí logistics cao nhất của bạn

Phân tích hệ thống hóa hóa đơn vận chuyển giúp phát hiện các mô hình chi phí tiềm ẩn. Số hóa hồ sơ vận chuyển trong 12 tháng qua tất cả các hành lang, sau đó sử dụng các nền tảng logistics tiên tiến để tự động phát hiện các sai lệch trong hóa đơn—như các khoản phí trùng lặp hoặc tính trọng lượng theo kích thước không đúng—giúp thu hồi 1,2–7% tổng chi phí. Nhóm các chi phí theo:

• Các hành lang địa lý thường xuyên bị trì hoãn
• Các nhóm sản phẩm chịu mức thuế nhập khẩu cao nhất
• Các mẫu phụ phí theo nhà vận chuyển
  Điều này ưu tiên các nỗ lực giảm thiểu ở những nơi có tác động lớn nhất. Các công ty tập trung vào ba yếu tố chi phí hàng đầu thường giảm được 18–22% chi phí logistics trong một chu kỳ tài chính thông qua đàm phán lại có mục tiêu và thiết kế lại quy trình.

Tối ưu Hóa Thủ Tục Hải Quan & Thuế Nhập Khẩu Để Giảm Chi Phí Logistics

Áp dụng các thỏa thuận thương mại ưu đãi và đảm bảo độ chính xác của mã HS để giảm nghĩa vụ thuế

Các khoản thuế tại các trạm kiểm soát hải quan là một trong những chi phí ẩn thực sự làm giảm lợi nhuận đối với các lô hàng quốc tế. Các công ty có thể tiết kiệm đáng kể bằng cách tận dụng các hiệp định thương mại ưu đãi, nhưng điều này chỉ hiệu quả nếu họ có đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc thực tế của hàng hóa. Việc xác định đúng mã số hệ thống hài hòa (Harmonized System) cũng quan trọng không kém. Nếu sai, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các khoản phụ phí, việc giao hàng bị trì hoãn và đôi khi thậm chí là các khoản phạt. Việc phân loại chính xác đòi hỏi người hiểu rõ thành phần cấu tạo sản phẩm, nguyên lý hoạt động và quá trình sản xuất của sản phẩm đó, chứ không chỉ đơn thuần dựa vào hình dáng bên ngoài khi hàng đến nơi. Nhiều công ty bỏ qua việc kiểm tra định kỳ theo danh mục biểu thuế mới nhất, đây là một sai lầm. Cách tiếp cận thông minh là kết hợp giữa việc nắm rõ các thỏa thuận thương mại áp dụng và sự chú ý nghiêm ngặt đến việc phân loại sản phẩm. Sự kết hợp này giúp giảm thiểu chi phí thuế phát sinh bất ngờ và làm cho toàn bộ chuỗi cung ứng vận hành trơn tru hơn mà không tốn kém quá nhiều.

Chọn và Kết hợp Các Phương Thức Vận Chuyển Một Cách Chiến Lược

So sánh các lựa chọn vận chuyển bằng đường hàng không, đường biển và đường bộ dựa trên tổng chi phí đến nơi—không chỉ là mức giá cơ sở—cân nhắc cả yếu tố thời gian, rủi ro và tác động logistics đến lượng khí thải carbon

Khi xem xét các cách khác nhau để vận chuyển hàng hóa, các doanh nghiệp cần tính đến tất cả các chi phí tiềm ẩn ngoài những khoản hiển thị trên hóa đơn. Chúng ta đang nói đến các khoản như phí vận chuyển cơ bản, phụ phí do biến động giá nhiên liệu, những sự chậm trễ gây khó chịu tại hải quan, chi phí lưu kho hàng tồn, và cả các khoản khiếu nại tiềm tàng khi hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển (trung bình khoảng 18 đô la mỗi tấn). Máy bay đưa sản phẩm đến nhanh, thường trong vòng 3 đến 5 ngày, nhưng đi kèm với mức giá cao gấp 4 đến 6 lần so với vận tải đường biển. Hơn nữa, chúng thải ra lượng khí carbon dioxide nhiều hơn khoảng 50 lần trên mỗi dặm di chuyển so với tàu thủy. Vận tải đường biển giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 60% đến 80% chi phí đối với các mặt hàng không kén thời gian, mặc dù phải chấp nhận thời gian chờ đợi dài khoảng 30 ngày và tình trạng ùn tắc tại các cảng. Vận tải đường bộ có mức giá nằm ở giữa và mất khoảng 7 đến 10 ngày để giao hàng, nhưng việc thông quan tại biên giới có thể bất ngờ và khó dự đoán. Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nhận thức hết tầm quan trọng thực sự của việc lập kế hoạch chi tiết. Các nghiên cứu gần đây năm 2023 cho thấy gần một nửa số đơn vị gửi hàng không lường trước được các vấn đề bất ngờ như tiền phạt do vi phạm quy định hoặc mất hàng hoàn toàn trong quá trình vận chuyển.

Triển khai định tuyến đa phương thức (ví dụ: kết hợp đường biển và đường hàng không) để cân bằng tốc độ, chi phí và độ tin cậy trong logistics xuyên biên giới

Việc kết hợp vận tải đường biển và đường hàng không tạo ra một phương pháp lai cân bằng giữa chi phí và thời gian giao hàng nhanh hơn. Ý tưởng cơ bản khá đơn giản: vận chuyển khoảng 70% hàng hóa qua các đại dương đến các trung tâm phân phối khu vực, sau đó hoàn tất chặng đường bằng máy bay cho những dặm cuối cùng. Các công ty sử dụng phương pháp này thường tiết kiệm khoảng 35% chi phí vận chuyển so với việc gửi toàn bộ hàng hóa bằng đường hàng không, đồng thời cũng giảm được gần một nửa thời gian di chuyển so với phương thức vận chuyển hoàn toàn bằng đường biển truyền thống. Khi xử lý các mặt hàng như thuốc cần kiểm soát nhiệt độ đặc biệt, các phương pháp kết hợp này hoạt động hiệu quả vì hàng hóa được giữ trong môi trường điều hòa khí hậu trong quá trình vận chuyển nội địa sau các chuyến bay quốc tế dài ngày. Các công ty lớn trong ngành cũng đã ghi nhận những cải thiện đáng kể. Một số công ty logistics hàng đầu cho biết các vấn đề thông quan của họ đã giảm gần một phần tư khi bắt đầu sử dụng nhiều phương thức vận tải, nhờ vào các kho lưu trữ tạm nhập và hồ sơ được xử lý trước. Nhìn vào số liệu từ Ngân hàng Thế giới về logistics vận chuyển, chúng ta thấy một lợi ích khác: các tuyến đường kết hợp biển - hàng không này thải ra lượng khí carbon dioxide ít hơn khoảng 40% trên mỗi tấn-dặm so với việc tất cả hàng hóa đều đi bằng máy bay. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể vừa giảm chi phí, vừa thu nhỏ tác động đến môi trường cùng lúc.

Tận dụng các Đối tác 3PL để Tối ưu hóa Chi phí Logistics Chung

Chuyển từ hình thức thuê ngoài theo giao dịch sang mối quan hệ 3PL được đồng tối ưu với các KPI phù hợp và minh bạch dữ liệu

Chuyển đổi mối quan hệ logistics bên thứ ba từ các thỏa thuận nhà cung cấp đơn giản thành các quan hệ đối tác chiến lược thực sự là một hướng đi hợp lý về mặt kinh doanh. Khi các công ty thiết lập mục tiêu chung bằng cách sử dụng các chỉ số then chốt như cắt giảm chi phí vận chuyển và giao hàng chính xác, tất cả các bên đều được hưởng lợi. Việc minh bạch hoàn toàn về mức tồn kho, chi phí vận chuyển và lịch giao hàng trở nên khả thi. Mức độ minh bạch này cho phép cả hai bên phối hợp cùng nhau khi phát sinh vấn đề. Lấy ví dụ về vị trí kho hàng. Các nhà bán lẻ và đối tác logistics có thể cùng nhau điều chỉnh vị trí dựa trên nhu cầu thực tế hiện tại của khách hàng. Việc chia sẻ dữ liệu tiết lộ nhiều cơ hội tiết kiệm chi phí. Đôi khi là kết hợp các tuyến giao hàng, đôi khi là tận dụng không gian xe tải hiệu quả hơn. Những hợp tác này thường tiết kiệm được khoảng 15% so với các mô hình giao dịch thông thường, bởi chúng biến những chi phí cố định lớn thành yếu tố thay đổi theo hiệu suất thực tế thay vì cứ phải thanh toán bất kể hiệu quả ra sao.

Số hóa & Tự động hóa các Quy trình Logistics Cốt lõi

Tự động hóa các chức năng logistics cốt lõi sẽ loại bỏ các điểm nghẽn thủ công và giải phóng các khoản tiết kiệm chi phí có thể đo lường được. Việc triển khai các Hệ thống Quản lý Vận tải (TMS) và các nền tảng vận chuyển hàng hóa kỹ thuật số cho phép ba tối ưu hóa quan trọng:

• Gộp chuyến hàng , kết hợp các lô hàng nhỏ hơn thành các container đầy hơn để giảm không gian trống
• So sánh giá theo thời gian thực , đánh giá động các đơn vị vận chuyển và phương thức dựa trên kích thước thực tế, tuyến đường và mức độ dịch vụ
• Kiểm toán vận chuyển tự động , tự động phát hiện ngay các sai lệch trong hóa đơn—bao gồm cả việc bị tính phí trùng hoặc các phụ phí không đúng

Các công nghệ này thay thế các bảng tính dễ sai sót và chuỗi email bằng các quy trình làm việc tập trung. Ví dụ, các thuật toán TMS tự động đối chiếu hóa đơn với hợp đồng và phát hiện các sai lệch vượt quá 50 đô la—giúp tiết kiệm 8–12 giờ mỗi tuần trong công việc đối chiếu thủ công. Các nghiên cứu cho thấy tự động hóa như vậy giúp tăng hiệu quả hoạt động lên 30% bằng cách đẩy nhanh quy trình và giải phóng nhân sự để thực hiện các nhiệm vụ chiến lược.

Câu hỏi thường gặp

Phụ phí trong logistics là gì?

Phí phụ trội là các khoản phí bổ sung, chẳng hạn như phí giữ xe và phí lưu container, phát sinh khi lô hàng lưu tại cảng quá lâu hoặc phát sinh thêm dịch vụ ngoài vận chuyển hàng hóa tiêu chuẩn.

Các thỏa thuận thương mại ưu đãi có thể giảm chi phí như thế nào?

Các thỏa thuận thương mại ưu đãi có thể giảm thuế quan nếu doanh nghiệp cung cấp đúng tài liệu chứng minh xuất xứ, từ đó làm giảm tổng chi phí vận chuyển hàng hóa.

Lợi thế của tuyến vận chuyển đa phương thức là gì?

Tuyến vận chuyển đa phương thức, như vận tải biển–hàng không, giúp cân bằng giữa chi phí và tốc độ, giảm lượng khí thải carbon và đẩy nhanh thời gian giao hàng so với việc chỉ sử dụng riêng biệt đường biển hoặc đường hàng không.

Tại sao việc số hóa quy trình logistics lại quan trọng?

Việc số hóa cho phép tự động hóa, giảm sai sót và tắc nghẽn thủ công, nâng cao hiệu quả và cho phép các tính năng như so sánh biểu giá theo thời gian thực và kiểm toán tự động.