Thủ tục vận tải hàng không quốc tế là gì?

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không quốc tế từ đầu đến cuối

Đặt chỗ và báo giá – Đồng bộ hóa mức độ dịch vụ, thời gian vận chuyển và các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms)

Khi các công ty cần vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài, họ thường bắt đầu bằng việc yêu cầu báo giá từ các đại lý giao nhận. Họ xem xét các yếu tố như loại dịch vụ mong muốn, thời gian vận chuyển và bên nào chịu trách nhiệm cho phần việc nào theo các điều kiện Incoterms® 2020. Các lựa chọn vận chuyển nhanh—đảm bảo giao hàng trong vòng 24–72 giờ—thường có chi phí cao hơn khoảng 40–60% so với dịch vụ tiêu chuẩn (thời gian vận chuyển khoảng 3–7 ngày), theo các chỉ số ngành gần đây do Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) công bố năm 2023. Bản thân các điều kiện Incoterms xác định rõ vị trí mà trách nhiệm được chuyển giao trong quá trình vận chuyển. Chẳng hạn, theo điều kiện FCA, ngay khi hàng hóa được bàn giao cho người vận chuyển, người mua sẽ chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục xuất khẩu. Trong khi đó, theo điều kiện DAP, người bán vẫn duy trì trách nhiệm cho đến khi hàng hóa đến đúng điểm đích cuối cùng. Phần lớn các đại lý giao nhận cung cấp bảng phân tích chi phí chi tiết, bao gồm không chỉ cước phí vận chuyển cơ bản mà còn cả các khoản phụ phí như điều chỉnh nhiên liệu, phí an ninh và phí xử lý tại cảng/terminal. Cách tiếp cận chi tiết này giúp tất cả các bên hiểu rõ chính xác những gì họ đang thanh toán trước khi đưa ra quyết định đặt chỗ.

Vận chuyển trước khi bay, xử lý xuất khẩu và phát hành vận đơn hàng không (MAWB/HAWB)

Sau khi việc đặt chỗ được xác nhận, vận chuyển trước khi bay sẽ đưa hàng hóa đến các sân bay khởi hành bằng xe tải hoặc tàu hỏa. Phần lớn hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không được gom chung dọc tuyến — thực tế khoảng 92% theo số liệu của IATA năm 2023. Khi đến giai đoạn xuất khẩu, nhân viên được đào tạo chuyên sâu sẽ kiểm tra toàn bộ hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói, xử lý thủ tục hải quan điện tử, đồng thời thực hiện các kiểm tra an ninh đáp ứng tiêu chuẩn AVSEC. Các hãng hàng không sau đó cấp Vận đơn hàng không chính (MAWB) cho các công ty giao nhận. Những công ty giao nhận này lại lập các Vận đơn hàng không chi tiết (HAWB) riêng biệt cho từng lô hàng bên trong các lô hàng gom chung quy mô lớn hơn. Việc hoàn tất đầy đủ và chính xác toàn bộ chứng từ ngay từ đầu có thể ngăn chặn khoảng ba phần tư các trường hợp trì hoãn thông quan không cần thiết, theo đánh giá của các chuyên gia theo dõi xu hướng thương mại quốc tế.

Thực hiện chuyến bay, xử lý quá cảnh và giao hàng cuối cùng (thời gian giao hàng từ cửa đến cửa)

Các hãng hàng không cung cấp dịch vụ theo dõi thời gian thực thông qua các nền tảng như WebCargo trong suốt quá trình thực hiện chuyến bay. Tại các trung tâm trung chuyển, hoạt động chuyển tải chéo (cross-docking) được thực hiện trong khung thời gian ngắn từ 4–8 giờ — điều kiện thiết yếu nhằm đảm bảo tính đúng lịch trình trên các tuyến bay nhiều chặng. Ngay khi hàng đến nơi, các đại lý hải quan được cấp phép sẽ tiến hành thủ tục thông quan trước (pre-clearance) bằng mã Hệ thống Phân loại Hàng hóa Hòa hợp (Harmonized System – HS) nhằm đẩy nhanh các thủ tục nhập khẩu. Một chu kỳ giao nhận từ cửa đến cửa điển hình bao gồm:

• 24 giờ cho công đoạn vận chuyển trước và xử lý xuất khẩu
• 1–5 ngày cho thời gian bay vận chuyển (phụ thuộc vào tuyến đường)
• 8–48 giờ cho thủ tục thông quan nhập khẩu và giao hàng chặng cuối
  Các làn đường ưu tiên (express lanes) rút ngắn toàn bộ chu kỳ này xuống dưới 72 giờ đối với các lô hàng yêu cầu thời gian giao nhận khẩn cấp.

Tài liệu vận chuyển hàng không thiết yếu và tuân thủ quy định pháp lý

Hóa đơn thương mại, Danh sách đóng gói và Vận đơn hàng không: Mục đích và những sai lầm phổ biến

Ba tài liệu chính tạo nên nền tảng cho mọi lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không: hóa đơn thương mại – xác lập giá trị và quyền sở hữu; danh sách đóng gói – chi tiết nội dung và số lượng hàng hóa bên trong; và vận đơn hàng không (AWB) – đóng vai trò là thỏa thuận pháp lý thực tế giữa người gửi hàng và hãng vận chuyển. Khi xảy ra sai sót như mã HS sai, chênh lệch trọng lượng trên 5% theo cả hai hướng, hoặc khi người xuất khẩu quên ký xác nhận, hải quan thường tạm giữ lô hàng trong khoảng 48 giờ, theo kết quả nghiên cứu của Viện Ponemon từ năm ngoái. Và cũng đừng quên những mặt hàng nguy hiểm bị ghi nhãn sai hoặc các hóa đơn không phản ánh đúng giá trị thực tế – những vấn đề này gây ra khoảng hai phần ba tổng số trường hợp bị từ chối tại các sân bay quốc tế lớn trên toàn thế giới.

Các yêu cầu bổ sung: Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy phép xuất khẩu và Việc áp dụng vận đơn điện tử hàng không IATA (e-AWB)

Khi xử lý hàng hóa chuyên biệt, thường phát sinh thêm các loại giấy tờ cần thiết. Chứng nhận xuất xứ giúp xác minh nơi sản xuất hàng hóa nhằm giúp doanh nghiệp được hưởng mức thuế quan ưu đãi hơn; đồng thời, giấy phép xuất khẩu là bắt buộc đối với những mặt hàng có thể được sử dụng cả trong thương mại lẫn quốc phòng. Hệ thống IATA e-AWB hiện đã trở thành chuẩn mực trong hầu hết các công ty vận tải hàng không lớn ngày nay. Kể từ khi triển khai trong vài năm qua, giải pháp số này đã giảm khoảng 30% tỷ lệ sai sót trong quá trình xử lý. Khi được áp dụng đầy đủ trên toàn bộ hoạt động, hệ thống loại bỏ hoàn toàn công việc nhập liệu thủ công tẻ nhạt, đẩy nhanh tốc độ thông quan hàng hóa tại cảng và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định trong suốt quá trình kiểm toán mà không cần phải chạy đua để bổ sung hồ sơ vào phút chót.

Thủ tục thông quan đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không

Chiến lược thông quan trước khi hàng đến và vai trò của đại lý hải quan được cấp phép

Hoàn tất thủ tục hải quan trước khi máy bay hạ cánh là một trong những động thái thông minh giúp mọi người tránh phải ngồi chờ tại sân bay. Các đại lý hải quan am hiểu chuyên môn thực sự nắm rõ cách thức áp dụng thuế quan, xác định chính xác các khoản thuế nhập khẩu phải nộp và hiểu tường tận mọi quy định chi tiết của các hiệp định thương mại tự do. Những chuyên gia này thực hiện nộp hồ sơ điện tử trước thời điểm hàng hóa đến thông qua các công ty vận chuyển, đồng thời kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ so với danh mục mã HS và hóa đơn thương mại — những tài liệu mà chúng ta đều thường xuyên xử lý. Khi họ tham gia sớm, số lượng sai sót gây chậm trễ sẽ giảm đáng kể; hơn nữa, họ còn phát hiện được các cơ hội giảm thuế nhập khẩu — điều đặc biệt quan trọng nhằm kiểm soát chi phí và đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn.

Chứng nhận Doanh nghiệp Chứng nhận An toàn (AEO), Kiểm tra dựa trên rủi ro và Giảm thiểu chậm trễ khi hàng đến

Việc đạt được chứng nhận AEO cho thấy với cơ quan hải quan rằng doanh nghiệp đã thiết lập các thực hành chuỗi cung ứng đáng tin cậy, nhờ đó thời gian xử lý nhanh hơn và số lần kiểm tra thực tế tại biên giới giảm đi. Với các hệ thống đánh giá rủi ro hiện đại hiện nay tích hợp trí tuệ nhân tạo, theo báo cáo gần đây của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) năm 2023, hàng hóa của các doanh nghiệp đã được chứng nhận được thông quan nhanh hơn khoảng 70%. Việc duy trì hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố then chốt để giữ được lợi ích này; do đó, các doanh nghiệp cần luôn sẵn sàng cung cấp toàn bộ tài liệu khi có yêu cầu kiểm toán bất kỳ lúc nào. Bao bì cũng phải khớp chính xác với nội dung khai báo trên giấy tờ. Nhiều nhà xuất khẩu thông minh còn tận dụng các hệ thống xử lý trước khi hàng đến để tối ưu hóa hoạt động. Việc nắm bắt tình trạng lô hàng theo thời gian thực kết hợp với phản hồi nhanh từ các đại lý hải quan giúp tránh được những sự chậm trễ gây khó chịu khi việc kiểm tra diễn ra đột xuất.

Chuẩn bị lô hàng và các Thực hành Tốt trong Hoạt động

Tính trọng lượng quy đổi, Tiêu chuẩn đóng gói và Khả năng tương thích với ULD

Khi xác định mức phí vận chuyển, các hãng hàng không sẽ áp dụng trọng lượng cao hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi (còn gọi là trọng lượng thể tích). Để tính trọng lượng quy đổi, chỉ cần nhân chiều dài với chiều rộng và chiều cao (tính bằng centimet), sau đó chia kết quả cho 6000. Các thùng chứa cũng phải chịu được lực tác động rất lớn — khoảng 9 lần lực hấp dẫn khi máy bay gặp nhiễu loạn khí quyển — đồng thời phải đảm bảo khả năng chống thấm nước. Theo số liệu mới đây từ Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), gần một phần tư tổng số hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển đường hàng không là do kỹ thuật đóng gói trên pallet không đạt chuẩn. Việc tuân thủ đúng các tiêu chuẩn đối với các container chuyên dụng được gọi là ULD (Unit Load Device) hết sức quan trọng, bởi sự không tương thích về kích thước sẽ dẫn đến phát sinh chi phí phụ và làm chậm trễ thời gian xếp dỡ hàng hóa. Khi các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả những đơn vị chuẩn hóa này, họ thực tế sẽ tiết kiệm được chi phí về lâu dài, vì máy bay có thể chở được nhiều hàng hóa hơn mà không lãng phí không gian quý báu.

Kiểm tra an ninh hàng không (AVSEC), Tuân thủ quy định về hàng nguy hiểm và Trách nhiệm cụ thể theo điều kiện thương mại quốc tế (Incoterm)

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không phải tuân thủ các kiểm tra an ninh hàng không bắt buộc, trong đó bao gồm việc quét toàn bộ hàng hóa gom chung bằng máy quét tia X. Khi xử lý hàng nguy hiểm, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) về hàng nguy hiểm là điều bắt buộc. Bao bì phải được chứng nhận đạt tiêu chuẩn của Liên Hợp Quốc, nhãn mác phải chính xác theo quy định, và mỗi lô hàng đều yêu cầu điền đầy đủ và chính xác Biểu mẫu Khai báo Người gửi chính thức. Việc thực hiện sai các yêu cầu này có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng. Theo số liệu của Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế (ICAO) năm ngoái, gần 4 trên 10 trường hợp máy bay phải chuyển hướng khẩn cấp trên toàn thế giới là do việc ghi nhãn sai đối với hàng hóa nguy hiểm. Về Điều kiện Thương mại Quốc tế (Incoterms), chúng cơ bản xác định rõ bên nào chịu trách nhiệm cho từng công việc trong quá trình vận chuyển. Với điều kiện EXW, người mua tự chịu toàn bộ nghĩa vụ làm thủ tục xuất khẩu. Tuy nhiên, khi áp dụng điều kiện DDP, người bán chịu trách nhiệm xử lý mọi việc cho đến khi thông quan tại cảng đích. Việc ghi rõ ràng các trách nhiệm theo Incoterm trong hợp đồng sẽ giúp tránh những hiểu lầm tốn kém về sau, đặc biệt khi hàng hóa được chuyển giữa các hãng vận tải hoặc gặp phải những yêu cầu kiểm tra hải quan bất ngờ.

Phần Câu hỏi Thường gặp

Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) là gì?

Incoterms, hay còn gọi là Các điều kiện thương mại quốc tế, là một bộ quy tắc được định nghĩa sẵn do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành. Các điều kiện này được áp dụng trên toàn thế giới trong các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và nội địa. Chúng giúp các bên hiểu rõ trách nhiệm liên quan đến giao hàng, rủi ro và chi phí.

Tại sao Vận đơn hàng không gốc (MAWB) lại quan trọng?

Vận đơn hàng không gốc (MAWB) có vai trò then chốt vì đây là hợp đồng giữa hãng vận chuyển và đại lý giao nhận. MAWB do hãng vận chuyển phát hành và được sử dụng để theo dõi và xác định lô hàng.

Môi giới hải quan đóng vai trò gì trong vận tải hàng không?

Môi giới hải quan hỗ trợ việc nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa bằng cách thực hiện các thủ tục thông quan, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và xử lý các chứng từ cần thiết.

Cách tính trọng lượng thể tích như thế nào?

Trọng lượng thể tích được tính bằng cách nhân chiều dài, chiều rộng và chiều cao của bưu kiện (tính bằng centimet), sau đó chia kết quả cho 6000. Các đơn vị vận chuyển sử dụng trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích—giá trị nào lớn hơn để tính phí vận chuyển.